Juni 2023
Digitale Tools sind genau, rechtssicher und schnell. Dennoch behauptet sich das Faxgerät in den Büros. Über ein Relikt und die Gegenwart
Wie viele Faxgeräte gibt es in Ihrem Unternehmen? Möglicherweise mehr, als Sie denken. In Deutschland faxen noch 82 Prozent der Unternehmen. Ein Drittel nutzt das Gerät häufig oder sehr häufig, hat der Branchenverband Bitkom ermittelt und erklärt es so: „Hat sich ein Kommunikationskanal erst einmal etabliert, dauert es in der Regel, bis er vollständig abgelöst ist – selbst wenn es mittlerweile deutlich komfortablere und sicherere Kommunikationswege gibt.“[1]
Es werden also weiter Schreiben mit sensiblen Daten über ein Medium verschickt, das über keine End-zu-end-Verschlüsselung verfügt. Es werden Excel-Tabellen zur Arbeitszeiterfassung genutzt, obwohl es Tools gibt, die das präziser können. Und statt einen ePayslip[2] zu verwenden, werden Lohn- und Gehaltsabrechnungen weiter ausgedruckt, in ein Kuvert gesteckt, frankiert und verschickt.
Faxgerät kontra digitale Fitness
Beim Fax zeigen die Zahlen, dass sich die Nutzung ausschleicht, sich also schrittweise und über einen längeren Zeitraum so reduziert, dass irgendwann darauf verzichtet wird. Es wird aber eben noch immer auf Techniken vertraut, die weder den Anforderungen an Datensicherheit noch dem Ideal des papierlosen Büros entsprechen. Das Institut der deutschen Wirtschaft Köln hat die Vorteile einer digitalisierten Verwaltung zusammengefasst.[3]
Neben der Arbeitserleichterung und der Genauigkeit der elektronisch verwalteten Daten spielen Kostenersparnis und Produktivitätsgewinn eine wichtige Rolle. Aber es gibt auch ökologische Gründe, auf Papier zu verzichten: Es werden Ressourcen geschont. Die Herstellung einer Tonne Papier benötigt genauso viel Energie, wie die Herstellung einer Tonne Stahl, so das Umweltbundesamt.[4]
Administrative Aufgaben für HR-Teams und Mitarbeiter optimieren
Nachhaltigkeit ist in vielen Unternehmen nach wie vor ökologisch konnotiert, hat eine Metastudie der Bertelsmann Stiftung ergeben.[5] Demnach haben viele Unternehmen bisher nicht den Kontext von Nachhaltigkeit, New Work, Arbeitskultur und Arbeitgeberattraktivität in den Blick genommen.
So gesehen sind Anwendungen wie der ePayslip[6] deshalb nicht nur eine umweltfreundliche Alternative zur herkömmlichen Praxis. Sie sind darüber hinaus ein Signal an die Belegschaft, aber auch an Bewerberinnen und Bewerber, dass das Unternehmen progressiv mit Technologie umgeht und den Nutzen für alle Beteiligten im Fokus hat.
Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer schätzen einfach zugängliche Self-Service-Funktionen, durch die die persönlichen Dokumente zur Lohnabrechnung eingesehen und gespeichert werden können. Diese Transparenz stärkt das Vertrauen in das Unternehmen.
Die Kolleginnen und Kollegen in der Personalabteilung wiederum profitieren von standardisierten und übersichtlichen Workflows bei der Urlaubsvergabe und dem Self-Service bei administrativen Aufgaben wie der Adressverwaltung oder Änderungen beim Familienstand.
